新入社員(新社会人)は、コレだけは出来て欲しい4つのこと。
タイトルがハック記事っぽくて、実際の内容がそうじゃないから恥ずかしいのですがw
そもそも、社会人のあるべき姿は、どういう状態なのだろうか?
あるべき姿とは、所属する会社のメンバーとして
取引先の担当者や社外の方々とのコミュニケーションを円滑に取れること。
失礼のないように振る舞えること、が最低限に求められることだと思う。
そのため、まずやるべきことは、
【コミュニケーションを社会人として違和感のない対応をすること】である。
私自身の話をすると、私は元々はインターネット広告業界から社会人を始めた。
そういう意味では、最もスピーディで変化に富む、騒がしい業界だった。
そして、自分達自身もコミュニケーション量が多く、
また、1日でやりとりするメールの件数が数百件というのもザラで、
メーラーを3−5分おきにリフレッシュして、受け取ったメールを即時に捌くという日常を
営業時間9-18時内だけにとどまらず、
8-22時まで連絡を捌き、資料を作成して提出する、という生活を送っていた。
(2006-2014年くらいのサラリーマン時代)
これは極端な状態であり、業界的に2000年代半ばはある意味で、
急拡大するインターネット広告市場は他に類をみない
業界全体が不夜城的な業界であったので、他の人に強要するには過度であろう。
さて、新卒そこそこでそんな状態であったからこそ、私自身は、
ビジネスにおいてのスキルを半年程度でバリバリに身につけることができた。
余談に逸れてしまったので、本文に戻そう。
恋愛も、友人関係も、もちろん、仕事も、
人と人との間柄における関係を良好に保つ。
また、一緒に何かをやる(仕事だけでなく遊びでも)という時に
最低限のマナーやルールはあるものです。
例えば、以下のようなことしてて、取引先と良い関係が作れるでしょうか?
・名刺交換をして、その後お礼のメールもしない。
・こちらから依頼してアポイントをお願いしてるのに、候補日程を相手に求める。
・電話をかけても折り返しがない。
・メッセージを既読スルーする。
・平日昼間の営業時間内で3−4時間、連絡を断つ。
コレは極端でしょw と思うかもしれませんが、実際に起こってることです。(実話)
幼稚園の先生の言葉は、大人になった皆さんにこそ重要です。
これが本ブログのタイトルの4つです。
①相手にあったら挨拶をしましょう!
②ミスをしたり相手に迷惑をかけたら、ちゃんと謝りましょう!
③親切にされたら、感謝の気持ちを伝えましょう(ありがとうと言いましょう!)
④困ったらすぐに先生に言いましょう!
めちゃくちゃ基本的な人間として当たり前のことです。
この4つのことが実は、、、残念ながら大人の人でもできない人もいるのです。
そして、逆にこれをするだけで、社会人で言われる、
報連相(ホウ/レン/ソウ)は既にできてしまうわけです。
ホウレンソウとは報告、連絡、相談の3つの言葉の造語ですね。
そして、さらに追加するのであれば、
相手に対しての配慮として連絡の返信のスピードは意識しましょう。
24時間以内にメールも電話も、書類以外は回答するように。
書類は、ちょっとそれなりの準備がありますし、
メールでの依頼事項も即答が難しい場合は、メールが届いた旨と
いつ頃に回答しますということを伝えるメール返信をまずしましょう!
【コミュニケーションを社会人として違和感のないレベルにすること】
そのためには、以下の連絡手段における問題をなくすことから始めてみましょう。
A 電話対応
B eメール対応
C チャット対応
D 書類対応
では、それぞれを補足しましょう。
Aは、このIT化のど真ん中で軽視されますが、地味に大事です。
話し言葉で相手のテンションや意向が聞き取れるわけですね。
情報量としては、それほど多くないですが、その言語化されてない
相手の想い、雰囲気や背景の状況を理解するのに良い手段です。
折り返しは出来るだけ早くしましょう!
1日以上の放置は絶対禁止です、24時間以内に折り返し電話か、メールでの連絡は必須です。
Bは、現状圧倒的にビジネスにおいての主流のルーツでしょう。
ある程度の裁量権のあるビジネスマンは、1日に受け取るメールの件数が、1000件なんてのもザラで、
今は、このメール総量はどんどんとまだ増え続けていることでしょう。
返信に時間がかかるもの、準備がいるものがあるので、まずは、メールが届いていることを伝える返信をしつつ、
ちゃんとやりとりをしていきましょう!
メール返信は、12時間以内の返信がオススメです。1日の勤務時間の前に前日の夜のメール等を処理し、
また、午後の外出等の後に、夕方にまとめて返信する。1日2回にメール処理の時間を30分程度摂ることで抜け漏れを無くします。Gmail等のハック方法もあり、メールはやはり今でも最も重要な手段ではないかなと思います。
Cは、この5−10年で定着してきましたね。
チャットワーク、Slack、他にもサイボウズやMicrosoftなどさまざまなツールでチャットがありますね。
社内やすでに動いているプロジェクトのメンバーでのやりとりに有効です。
コレは、既読したことを書き手に伝えることも大事で、スタンプやいいね!など、多用することになります。
私は移動中でも30分に1回は確認して、状況を見ています。
これ、スレッドがどんどんと更新されていくので、その話題で自分がどういう意見があるか、
または、みんなの相違点があれば、それを解消するというファシリテーターが必要になります。
このあたりはベンチャーやIT系のコミュニケーションはどんどんと早くなっていると思います。
Dは、現在でも、紙でのやりとりはまだまだ多いです。
特に経営に近い方々は法務契約書、銀行・公的機関などとのやりとりなど、
本当に多くのことがまだまだ紙処理が必要です。
当然、すぐに処理できることばかりではないため、管理部門の方々が日夜対応してくれていて、感謝ですね。
若いうちは、経験が乏しい。
そのため、私は【自分宛に来たメールの八割以上を30秒以内に返信する】なんて
独自ルールを自分に課して、レスポンスが圧倒的に早いヤツとして
社外の方々に認知されることを目指して行動していました。
最近は、そういうレスがはやい若手はあまりいないですが(笑)
そういうことをしてでも、自分の存在や特徴、自分達の会社やサービスを
相手側に何かしらの印象を持ってもらうことから、仕事のチャンスが広がります。
何も無しに、会社やサービスが知ってもらえるなんて、あり得ませんよね。
そのさきで、自分を知ってもらい、自社に対して好意的な認識を持ってもらう。
そのような差が得られれば、結局、自社の競争優位性が高まって仕事は
円滑に進むようになります。そういう社員がいる会社は栄えますよね。
新社会人、そして、コレから働く方々には、仕事をもっと楽しいでほしい!
そして、レス早を競うwとか、そういう自分との約束やルールを作ることで
自分の仕事に誇りを持ってやってもらうことで仕事はどんどんと楽しいものになると思います。
それでは、このレンガ積み職人の話で最後に締めくくりたいと思います。
新人研修の定番スピーチ
「3人のレンガ職人」のストーリーとは、おおよそ次のような内容だ。
旅人が、建築現場でレンガを積んでいる職人に「何をしているのか」と聞く。
1人目<見れば分かるだろう。仕方なくレンガを積んでいる>
2人目<家族を養うために、レンガ積みの仕事をしている>
3人目<歴史に残る大聖堂をつくっている>
1人目は単純作業として、2人目は生活のため、3人目は、後世の人々の心のよりどころとなる大聖堂を建てようとレンガを積む。同じ作業をしていても、何を目的とするかによって、感じ方は違ってくる。同じ働くなら、夢を持って働く「3人目の職人」でありたいとの訓話だ。
あなたは、どんな気持ちで今日の仕事を行いますか?
チャオ!
追記記事: